Procedura zgłoszeń wewnętrznych w OKE Poland Sp. z o. o. powstała w obowiązku wykonania Dyrektywy 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i określa utworzenie wewnętrznego systemu zgłoszeń, monitorowania i rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem naruszeń prawa.

Użyte w niniejszej procedurze określenia oznaczają: 1. Dyrektywa – DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii; 2. Ustawa – USTAWA z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów; 3. Procedura – niniejsza Procedura stosowana w OKE ; 4. OKE – oznacza OKE Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, KRS 0000220130, NIP 5832877673, adres: 80-864 Gdańsk, ul Jana z Kolna 11, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numer KRS 0000068357, NIP 5840251853; 5. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osobna prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana; 6. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.; 7. Sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. 8. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty. 9. Działania następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych; 10. Informacje na temat naruszeń – informacje, w tym uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, dotyczące zaistniałego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie; 11. Informacja zwrotna – informacja przekazana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań; 12. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty; 13. Zgłoszenie naruszenia/zgłoszenie - przekazanie w trybie określonym w niniejszej procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji świadczących o zaistniałym lub potencjalnym naruszeniu prawa; 14. Koordynator ds. Naruszeń - osoba odpowiedzialna za przyjęcie, rejestracje i rozpatrzenie zgłoszenia. 15. Zespół ds. Naruszeń - wewnętrzna komisja powołana, w razie konieczności do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu naruszenia. Skład Zespołu zależy od rodzaju Zgłoszenia; 16. Rejestr zgłoszeń - rejestr prowadzony na zasadach określonych w § 8 procedury, przez Koordynatora ds. Naruszeń; 17. Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa Koordynatorowi ds. Naruszeń; 18. Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa, Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innemu organowi publicznemu; 19. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; 20. Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 3

Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa w OKE , poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty. Niniejsza procedura określa w szczególności: a) zakres naruszeń objętych procedurą, b) zakres osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia, c) zasady zgłaszania naruszeń przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia, d) odpowiedzialność w procesie zarządzania naruszeniami, e) proces rozpatrywania oraz zarządzania naruszeniami, f) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń naruszeń przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

1. Procedura służy do zgłaszania naruszeń prawa. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne - ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych - dostępne kanały, które powinny być wykorzystane do tych celów. 2. Procedura nie ma zastosowania: 1) jeżeli informacja o naruszenia prawa została zgłoszona na podstawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa; 2) jeżeli zgłoszenie dotyczy materii już uregulowanej w regulacjach wewnętrznych pracodawcy, w tym zwłaszcza w zakresie zasad etyki, polityki antymobbingowej; 3) jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa sygnalisty lub zgłoszenie naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie osoby dokonującej zgłoszenia, w tym zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy zakresu relacji interpersonalnych (konflikt interpersonalny pomiędzy zgłaszającym a innym pracownikiem) lub gdy to osoba dokonująca zgłoszenia jest sprawcą naruszenia prawa (samodonos); 4) jeżeli zgłoszenie dotyczy sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych lub dotyczy tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: 1) pracownik; 2) pracownik tymczasowy; 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 4) przedsiębiorca; 5) prokurent; 6) akcjonariusz lub wspólnik; 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 9) stażysta; 10) wolontariusz; 11) praktykant; 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834). Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

1. Zgłoszenie naruszenia powinno nastąpić, jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe (w tzw. dobrej wierze). 2. OKE nie dopuszcza anonimowego zgłaszania naruszeń. 3. Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem następujących kanałów do kontaktu: · dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej: naruszenia@OKE.pl · pisemnie, w kopercie, na adres: Koordynator ds. naruszeń – do rąk własnych, OKE Poland Sp. z o.o., ul. Jana z Kolna 11, 80-864 Gdańsk –z dopiskiem „Naruszenie” 4. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za: · zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania; · bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie. 5. Każdorazowo po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego, Koordynator ds. Naruszeń, dokonuje potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. 6. Zgłoszenie naruszeń powinno być złożone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2, do nn. Procedury lub składane w innej formie, ale powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz co najmniej następujące informacje: a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu, b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości, c) wskazanie komórki lub osoby, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości, d) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości, e) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości, f) dane osobowe zgłaszającego.

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W sytuacji, gdy zgłoszenie naruszenia prawa może zostać skutecznie rozstrzygnięte u pracodawcy, w pierwszej kolejności powinno być dokonane zgłoszenie wewnętrzne. 2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. 3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń w OKE jest Koordynator ds. Naruszeń. 2. Do zadań Koordynatora ds. Naruszeń należy: · przyjmowanie i potwierdzanie zgłoszeń; · prowadzenie „Rejestru zgłoszeń” (wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1, do nn. Procedury). · podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; · zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie Zespołu ds. Naruszeń, którego obecność umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy. Powołane do zespołu osoby muszą gwarantować bezstronność oraz są zobowiązane do zachowania tajemnicy; · przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; · zapewnienie poufności Sygnaliście; · zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań; · Koordynator ds. Naruszeń informuje każdorazowo o wpłynięciu zgłoszenia naruszenia i wszczęciu postępowania wyjaśniającego, Prezesa Zarządu OKE .

1. Każde zgłoszenie naruszenia zostaje zarejestrowane w rejestrze naruszeń, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego. 2. „Rejestr zgłoszeń” zawiera co najmniej: · nr zgłoszenia; · przedmiot naruszenia; · dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób; · adres do kontaktu sygnalisty; · datę dokonania zgłoszenia; · informację o podjętych działaniach następczych; · datę zakończenia sprawy; 3. Poza prowadzeniem rejestru, Koordynator ds. Naruszeń jest zobowiązany do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres co najmniej 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1. Wyłączny dostęp do kanału zgłoszeń nieprawidłowości w zakresie, w jakim kanał ten dotyczy zgłaszania naruszeń, posiada Koordynator ds. Naruszeń. 2. Każdorazowo po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego, Koordynator ds. Naruszeń, dokonuje niezwłocznie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie do 7 dni od jego otrzymania. 3. Jeżeli zgłoszenie jest zakwalifikowane do dalszej weryfikacji, Koordynator ds. Naruszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, do którego w razie konieczności dołącza specjalnie powołany Zespół ds. Naruszeń. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym, prowadzonym przez Zespół, sprawuje Koordynator ds. Naruszeń jako jej przewodniczący lub w razie nieobecności Koordynatora, osoba go zastępująca. 4. Osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie, nie mogą być angażowane w działania następcze. 5. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osoby wskazanej w § 6 ust. 1, Prezes Zarządu wyznacza inną osobę odpowiedzialną za analizę zgłoszenia. 6. Członkowie Zespołu ds. Naruszeń (nie mniej niż 3 osoby), działają na podstawie zatwierdzenia przez Prezesa Zarządu OKE . 7. Koordynator może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy zgłoszenie jest bezzasadne, niewiarygodne lub niemożliwe do dalszego rozpoznania. 8. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego komisja sporządza raport dla Zarządu, w którym stwierdza, czy informacje/zarzuty objęte zgłoszeniem, okazały się w ocenie komisji potwierdzone i zasadne. Raport obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne konsekwencje, jakie powinny zostać wyciągnięte przez OKE w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia. 9. Koordynator ds. Naruszeń ma obowiązek przekazania informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, kanałem analogicznym do zgłoszenia.

1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 2. Sygnalista ma zapewnioną poufność swoich danych i bez wyraźnej zgody jego tożsamość nie może być ujawniona innym osobom poza Koordynatorem i Zespołem ds. Naruszeń, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty. 3. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty. 4. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania. 5. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem naruszenia. 6. Ochrona przewidziana w § 10 nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem naruszenia. 7. Podejmując decyzję o ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z sygnalistą, będącym sprawcą/ /współsprawcą/pomocnikiem naruszenia, OKE powinien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności naruszenia (okoliczność łagodząca). 8. Wszystkie zgłoszenia naruszeń, kontakty z sygnalistą oraz postępowanie wyjaśniające mają charakter poufny. 9. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnalistom oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. 10. Dane osobowe sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie za jego zgodą lub wtedy, gdy takie ujawnienie jest obowiązkiem OKE wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych postępowań przez stosowne organy. Ujawnienie tożsamości w takim przypadku wymaga wcześniejszego poinformowania sygnalisty, ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu. 11. Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty. 12. Przetwarzanie danych osobowych sygnalisty, odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz dyrektywą (UE) 2016/680 13. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki. 14. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia. 15. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

1. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. 3. Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. 4. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. 5. Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 6. Jeżeli sprawca czynu określonego w ust. 1 działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. 7. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. 8. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

1. Niniejsza procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.